「Excelって何となく難しそう…」
「関数とかVBAとか聞くと頭が痛くなる…」
もしかしたら、あなたもそう思っているかもしれませんね。でも、安心してください！Excelは決して特別な人だけが使うツールではありません。むしろ、仕事の生産性を劇的に向上させてくれる、すべてのビジネスパーソンにとって必須のツールです。
今回は、Excelを仕事で使ったことがない方や、これから本格的にExcelを使い始める新卒・第二新卒の皆さんに向けて、「なぜ仕事でExcelを使うのか」「使うとどんな良いことがあるのか」を具体的に解説していきます。
この記事を読めば、Excelへの苦手意識がなくなり、明日からExcelをもっと活用したくなるはずです！
Excelを使う目的：なぜビジネスでExcelが欠かせないのか？
Excelは単なる「表計算ソフト」ではありません。ビジネスの現場では、まるで万能な情報整理・分析ツールとして活躍しています。
大量のデータを「見える化」して管理・整理する
あなたの会社には、顧客の名前や連絡先、商品の種類や価格、日々の売上データなど、たくさんの情報があるはずです。これらを紙やバラバラのメモで管理するのは、非効率的でミスも増えてしまいますよね。
Excelを使えば、これらの膨大なデータを分かりやすく表にまとめ、整理できます。必要な情報を素早く見つけ出したり、更新したりするのに役立ちます。下記のような顧客情報の例を作成しましたがこのようなリストを効率的に管理する際にExcelはとても有効です。
- 活用例2：商品在庫の管理
- 商品名、コード、現在の在庫数、入庫・出庫履歴などを記録。在庫切れのタイミングを予測したり、過剰な在庫を抱えるリスクを減らせるため、在庫管理の精度が向上します。
データを分析して「次に何をすべきか」を見つける
ただデータを並べるだけではもったいない！Excelの真骨頂は、集めたデータからビジネスに役立つヒントを見つけ出すことです。データ分析を行うことで、経験や勘だけでなく、具体的な数字に基づいた意思決定が可能になります。
- 活用例1：売上推移の分析
- 月ごとの売上データを入力し、グラフ機能で可視化できます。「先月に比べて売上が伸びたのはなぜ？」「この時期はいつも売上が落ち込むな」といった傾向がパッと見て分かり、売上向上策のヒントが得られます。
- 活用例2：人気商品の特定
- 商品ごとの販売数を集計し、多い順に並べ替え。どの商品が最も売れているのか、どの年代に人気があるのかなどを分析し、今後の仕入れやマーケティング戦略に活かせます。
情報を「共有」してチーム全体の生産性を上げる
チームで仕事をする上で、情報の共有は非常に重要です。Excelで作成したデータは、そのまま他のメンバーと共有しやすいため、認識のズレを防ぎ、スムーズな連携につながります。情報共有の基盤として多くの企業で利用されています。
- 活用例1：プロジェクト進捗管理表
- タスクの担当者、期限、進捗状況を一覧で共有。誰がどの作業をしているのか、遅れているタスクはないかなどが一目で分かり、円滑なプロジェクト管理に役立ちます。ガントチャートやWBSと言ったものがよく使用されています。以下のような画像がガントチャートです。IT系ではとても重宝して使用しているプロジェクトが多いです。
- 活用例2：会議のアジェンダ・議事録
- 議題や参加者、決定事項などをフォーマットに沿って記入し、共有。後から見返した時に分かりやすく、言った言わないのトラブルも防げます。※エクセルやワードで議事録を作成した後に、編集できないようにするためにPDF化するパターンも多いです。
繰り返し作業を「自動化」して効率を爆上げする
「毎日同じデータを手入力している」「この計算、毎回電卓でやってるな…」そんな無駄な作業、ありませんか？Excelを使えば、ルーティンワークを効率化・自動化できます。これにより、業務効率化と残業時間削減に大きく貢献します。
- 活用例1：請求書の自動計算
- 単価と数量を入力するだけで、合計金額や消費税が自動で計算される請求書を作成。手計算によるミスを防ぎ、作成時間を大幅に短縮できます。
- 活用例2：特定の条件でデータを抽出・集計
- 膨大なデータの中から、「〇〇支店の」「今月の」「売上100万円以上の」といった条件で必要なデータだけを瞬時に抽出し、集計することができます。（これは主に関数やフィルター機能を使います）
説得力のある「資料」をスマートに作成する
報告書、企画書、予算書など、ビジネスでは様々な資料を作成する機会があります。Excelは、これらのビジネス資料作成の強力な土台となります。
- 活用例：営業報告書
- 月ごとの売上実績を表で分かりやすくまとめ、達成率をグラフで表現。数字の裏付けがあるため、説得力のある報告ができ、上司や顧客へのプレゼンテーションにも活用できます。
Excelを使うメリット：なぜ今すぐExcelスキルを身につけるべきなのか？
Excelスキルを使いこなすことは、個人の業務効率だけでなく、あなたの市場価値を高め、キャリアアップにも直結するスキルです。
情報が「パッと見える」から理解が深まる
数字の羅列を見るだけでは、なかなか頭に入ってこないもの。Excelなら、表やグラフで「見える化」できるので、複雑なデータも一瞬で理解できます。
- 「あれ、このグラフの棒、急に伸びてるぞ？」「この数字だけ異常に高いな、何かあったのかな？」
- このように視覚的に捉えることで、データの背景にある意味を深く考え、問題点や改善点に気づきやすくなります。
正確性が向上し、「ミス」が減る
手作業での計算やデータ転記は、どんなに注意してもミスが発生しやすいものです。Excelの計算式や関数を使えば、一度設定してしまえばどんなにデータが増えても正確に計算してくれます。
- 計算間違いや入力ミスによるトラブルを防ぎ、業務の信頼性が格段に向上します。
- これにより、自信を持って業務を進められるようになります。
意思決定が「早く」「的確に」なる
ビジネスの世界はスピードが命です。Excelを使えば、必要な情報を瞬時に引き出し、分析できるため、素早い意思決定が可能になります。
- 競合他社が新しい商品を出す前に、自社も対応策を練る。
- 顧客からの問い合わせに、すぐに適切な情報を提供できる。
- このように迅速な対応は、ビジネスチャンスを掴む上で非常に重要です。
どんな仕事にも「汎用性」高く活かせる
Excelスキルは、営業、経理、人事、マーケティング、企画、ITなど、業界や職種を問わずあらゆるビジネスシーンで求められます。結局ここが一番大きいです。多くの会社でExcelが使用されているということは取引をする際にエクセルを使ってた方がやり取りがより円滑になったり、転職する際にもあなたの能力を判断するのにとても分かりやすいのです。
- 一度身につけてしまえば、どんな部署に異動しても、どんな会社に転職しても役立つ、まさに「一生モノのスキル」と言えます。
- 「Excelを使えます」と言えることは、あなたの市場価値をグンと高めてくれます。
あなたの「市場価値」を高め、キャリアアップにつながる
多くの企業が、採用や昇進の際にExcelスキルを重視しています。
- 「この人はExcelで効率的に仕事を進められそうだ」
- 「データに基づいた提案ができそうだ」
- 「業務改善にも貢献してくれそうだ」
- このように評価されることで、より責任のある仕事を任されたり、希望の部署へ異動できたりと、キャリアアップのチャンスが広がります。
実際に、新卒の際でもIT系の会社に進むなら「Excel操作をショートカットメインで使用できるかどうか？」と質問する企業もありますし、第二新卒や中途向けの求人では必須条件でExcelが使えるかどうかや歓迎条件で記載があるパターンが多いです。中途の募集要項を2枚持ってきましたが、かなりパソコンスキルを見ている会社が多いです。
私自身人事として面接をする機会がありますが、中途で入社される方にはExcelやPowerPointを仕事でどのくらい使っていたのか？は聞くようにしています。⇒なぜかというとExcelやPowerPointという仕事で使うものをどれだけ勉強しているかで主体性がある人なのかを採用要素として点数化しているからです。
まとめ：Excelはあなたの「仕事の相棒」になる！
最初は「Excel、とっつきにくいな…」と感じるかもしれません。でも、一つずつできることを増やしていくうちに、Excelがあなたの「仕事の最高の相棒」になってくれるはずです。
まずは、簡単なデータの入力や、足し算・引き算の計算式からでも大丈夫。少しずつ慣れていけば、きっと仕事がもっと楽しく、効率的になりますよ！
この記事が、あなたのExcel学習の第一歩になれば幸いです。
さあ、今日からあなたのExcel学習を始めてみませんか？
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